Contrôle interne : KÉZAKO ? (1-1)

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Contrôle interne :    KÉZAKO ? (1-1)
 
Précision: cet article a un contenu évolutif.
Date de 1ère mise en ligne    : 25 Nov 2005
Date de dernière mise à jour : 27 Nov 2005
Nombre de mise à jour         : 3
 
 
(1) DES EXEMPLES POUR LE SITUER 
 
Comment les méga organisations le formalisent-elles ?
 
 
L’EUROPE
 
Documents source EUROPA
 
 
Contrôle interne

Contexte
Le Livre blanc sur la réforme définit le contrôle interne comme suit:
"Le contrôle interne couvre l'intégralité des politiques et procédures conçues et mises en place par les dirigeants d'une entité afin d'assurer la réalisation rentable, efficiente et efficace de ses objectifs; l'adhésion à des règles extérieures et à des méthodes et principes de gestion; la protection des actifs et des informations; la prévention et la détection des fraudes et des erreurs ainsi que la qualité des écritures et la production en temps utile d'informations fiables en matière financière et aux fins de la gestion."
 L'encadrement est chargé de mettre en œuvre et de gérer les systèmes de contrôle interne englobant l'ensemble du processus de gestion, de la définition des objectifs jusqu'à la production de résultats. Cela consiste notamment à s'assurer que les dispositifs utiles soient en place pour garantir la légalité, la régularité et l'efficacité des décisions prises. Si la responsabilité du contrôle interne incombe en dernier ressort à l'encadrement, chacun en est dans une certaine mesure responsable ou affecté au quotidien.
 
 Standards de contrôle interne
 En 2000, la Commission a adopté 24 standards de contrôle interne qui, envisagés conjointement, étayent le cadre général du contrôle interne et englobent tous les éléments du processus de gestion de la Commission et pas uniquement le volet financier. Les standards de contrôle interne s'articulent autour de cinq axes:
 
·               l'environnement de contrôle qui recouvre les principales questions d'organisation et notamment celles relatives à la structure administrative et à la gestion des ressources humaines. Plus précisément, la déontologie et l'intégrité, la définition de la mission, du rôle et des tâches, le rendement du personnel, les compétences du personnel, la délégation et les fonctions sensibles;
 
·               la performance et la gestion des risques, ce qui inclut toutes les questions de gestion concernant l'introduction de la planification, la programmation, l'analyse des risques et le contrôle, comme par exemple, la fixation d'objectifs, la programmation pluriannuelle, les plans de gestion annuels, le contrôle de la performance sur la base d'objectifs et d'indicateurs ainsi que l'analyse et la gestion du risque;
 
·               l'information et la communication, c'est-à-dire l'information en matière de gestion, l'enregistrement du courrier et les systèmes d'archivage ainsi que le signalement d'irrégularités;
 
·               les activités de contrôle, axées sur les questions concernant la documentation relative aux procédures, la séparation des tâches, la surveillance, le relevé des exceptions et la continuité des opérations;
 
·              l'audit et l'évaluation englobent l'identification et la correction des insuffisances du contrôle interne, le suivi des rapports d'audit, la disponibilité d'une structure d'audit interne et d'une fonction d'évaluation ainsi que l'examen annuel du contrôle interne.
Pour traduire la nature évolutive de leur mise en œuvre, les standards de contrôle interne ont été définis plus précisément sous la forme d'une série d'exigences de base consistant en des actions ou buts spécifiques à réaliser, dont beaucoup sont décrits dans des initiatives de la Commission y afférentes.
 
Rapports d'activité annuels et autoévaluation du contrôle interne
Chaque année, les directeurs généraux sont tenus de présenter un rapport d'activité annuel (RAA) qui expose leurs principales réalisations et fournit des informations relatives à leurs dispositifs de contrôle interne. Ils doivent en outre signer une déclaration concernant les systèmes mis en place pour garantir la légalité et la régularité des opérations ainsi que l'utilisation effective des ressources. Ces rapports sont rassemblés dans un rapport de synthèse global pour l'ensemble des DG. Aux fins des RAA 2001 et 2002, les DG ont procédé à une autoévaluation du degré de conformité avec les exigences de base relatives aux standards de contrôle interne et en ont fait état dans leur RAA. Dans la plupart des cas, les DG ont également effectué une étude, davantage axée sur l'encadrement, du niveau de mise en œuvre des standards de contrôle et s'y sont également référés pour produire le RAA.
 
Évaluation de l'état de préparation
La synthèse des RAA 2002 soulignait les progrès accomplis par les DG pour satisfaire aux exigences de base, mais signalait quelques domaines devant encore faire l'objet d'améliorations. Il a été convenu que toutes les DG devaient s'atteler en priorité à se conformer aux exigences de base avant la fin de 2003 et évaluer en septembre 2003 leur capacité à respecter ce délai. Les résultats ont été résumés dans une communication adressée à la Commission (SEC/2003/1287). Celui-ci a pour objet d'attirer l'attention de la Commission sur les principaux problèmes liés au respect des exigences, tels qu'ils ont été signalés par les DG, et de définir toute mesure correctrice utile. Il convient de souligner qu'il ne s'agit pas d'un audit et que le document se fonde exclusivement sur les autoévaluations réalisées par les DG pour déterminer dans quelle mesure des actions et objectifs communs ont été mis en œuvre ou concrétisés. Il ne constitue pas non plus un avis définitif sur la question de savoir si les DG disposent de systèmes de contrôle performants.
 
Rôles et responsabilités
En janvier 2003, la Commission a clarifié les rôles et responsabilités des acteurs clés dans le domaine de l'audit interne et du contrôle interne. Elle a également réitéré sa volonté d'être régulièrement informée sur l'état des systèmes de contrôle interne dans ses DG et services. Elle a particulièrement insisté sur le rôle que jouent les directeurs "Ressources" dans la supervision des dispositifs de contrôle interne appliqués par leur DG sur la base des informations disponibles, ainsi que sur la nécessité qu'ils en rendent compte à leur directeur général en conséquence. Elle a également confirmé, entre autres, l'obligation incombant au service financier central de produire un rapport annuel présentant une vue d'ensemble du contrôle interne pour l'ensemble de la Commission, fondé sur les informations qui lui sont transmises.
 
Vue d'ensemble du contrôle interne
Le premier rapport annuel donnant une vue d'ensemble du contrôle interne sera établi en avril 2004 pour l'année 2003. Il sera rédigé pour chaque DG, intégré dans une synthèse générale chaque année et actualisé en octobre. Il tiendra compte des informations communiquées par les DG dans le cadre de leur RAA, y compris des RAA eux-mêmes, des rapports de la Cour des comptes européenne, du SAI et de toute autre information pertinente fournie par les DG, notamment par exemple les notes de synthèse des structures d'audit interne des DG ainsi que les informations désormais transmises au moins deux fois par an par les directeurs généraux à leur Commissaire concernant les questions d'audit et de contrôle. Cette vue d'ensemble n'est pas appelée à se substituer aux audits indépendants des systèmes de contrôle interne de la Commission et n'entraînera pas non plus de transfert de responsabilités pour les DG qui resteront responsables de la conception et du fonctionnement de ces systèmes.
 
Textes Livre Blanc
  • Réforme de la Commission - Livre Blanc - Partie 1 [306KB]
  • Réforme de la Commission - Livre Blanc - Partie 2, plan d'action [350KB

 

L'UNESCO
 
Contrôle interne

Résumé – Introduction

PROPOSITION DU DIRECTEUR GENERAL CONCERNANT LA  CREATION

D’UN SYSTEME DE CONTROLE INTERNE DE L’UNESCO.

Note sur le Drakkar Bleu Noir :totalité du document sauf calendrier )

Résumé

Le Directeur général présente des propositions détaillées concernant l'établissement d'un mécanisme de contrôle interne, conformément à la demande formulée par le Conseil exécutif dans sa décision 159 EX/3.1.2.

Introduction

1. A la lumière des observations et recommandations du Corps commun d'inspection (voir document 160 EX/41) et du projet de rapport de l'Institut des auditeurs internes (IIA) (voir document 160 EX/INF.6), le Directeur général présente des propositions détaillées concernant l'établissement d'un mécanisme de contrôle interne conformément à la demande formulée dans la décision 159 EX/3.1.2.

Mandats et Attributions

2. La mise en place d'un service de contrôle interne unique (IOS) s'inscrit dans le cadre de la vision globale qu'a le Directeur général du processus de réforme, dont l'un des buts est la modernisation des systèmes et procédures de gestion, notamment grâce à une réelle délégation de pouvoirs, qui a pour corollaire l'obligation pleine et entière de rendre des comptes.

Comme l'a souligné le Directeur général dans ses rapports antérieurs au Conseil exécutif, le service de contrôle interne n'est nullement un substitut aux fonctions de supervision et de contrôle que l'encadrement lui-même doit exercer. C'est avant tout aux responsables directs des services qu'il incombe de veiller au bon emploi des ressources et à l'exécution des activités.

La mission d'IOS consistera principalement à :

(a) veiller à ce que les méthodes de gestion et les systèmes de contrôle interne soient adéquats et fonctionnent bien,

(b) contribuer à améliorer les procédures et les méthodes de travail dans leur ensemble,

(c) aider à recenser les principaux problèmes qui constituent un risque pour l'Organisation et proposer des mesures correctrices pour prévenir ou minimiser ces risques. Ce rôle en amont va bien au-delà de la fonction traditionnelle d'audit interne à l'UNESCO, qui se limite essentiellement au contrôle des opérations financières et à la vérification de la conformité. Comme l'a souligné l'IIA, le nouveau mécanisme de contrôle devra s'assurer que l'information stratégique nécessaire à l'encadrement est fiable et fournie en temps voulu, que les programmes et plans sont exécutés de façon efficace et qu'on s'attache continuellement à améliorer les méthodes et procédures afin que les activités de l'UNESCO gagnent en qualité, ce qui ne peut que contribuer à accroître la crédibilité de l'Organisation et améliorer son image.

Il s'ensuit donc que les fonctions d'IOS devraient se différencier de celles des systèmes principalement chargés des contrôles de gestion et des mécanismes redditionnels, et qu'il devrait constituer par rapport à eux une entité distincte.

3. Le Directeur général souscrit à l'opinion de l'IIA qui accorde une grande importance aux systèmes informatisés internes d'aide à la gestion et autres outils complémentaires. Il est convaincu que le renforcement de ces systèmes est indispensable au fonctionnement optimal de l'ensemble de la fonction de contrôle, car il permettra à tous les acteurs concernés, aux différents échelons hiérarchiques, d'intervenir de façon interdépendante selon une démarche cohérente et rationnelle.

4. Comme l'a déjà indiqué le Directeur général, appuyé en cela par le Corps commun d'inspection et l'IIA, les fonctions primordiales de l'IOS seront notamment les suivantes :

(a) audit : fonctionnement des systèmes de gestion, rapport coût-résultats, qualité, efficacité et efficience des opérations ;

(b) amélioration de la gestion, inspection et enquêtes : résolution de problèmes pour aider l'encadrement, améliorer les méthodes et procédures de gestion et analyser les besoins en personnel et les charges de travail ;

(c) évaluation : évaluer la pertinence des programmes et l'efficacité de leur mise en oeuvre. 5. L'intégration de l'évaluation dans le nouveau service de contrôle interne vise à renforcer la fonction globale d'évaluation au sein de l'Organisation. Les secteurs de programme garderont l'entière responsabilité de la mise en oeuvre du plan d'évaluation extérieure biennal approuvé par la Conférence générale, mais le mécanisme de contrôle leur fournira les conseils et l'appui appropriés et s'assurera que les plans d'action formulés pour donner suite aux recommandations découlant de l'évaluation sont effectivement appliqués.

Le soutien d'IOS aux secteurs portera entre autres sur l'élaboration de leurs plans d'évaluation biennaux ; la définition de la portée des études d'évaluation conformément aux méthodes les plus concluantes ; la sélection des évaluateurs extérieurs et l'exposé de leur mission ; l'analyse des résultats de l'évaluation et, sur cette base, la formulation de plans d'action pour un suivi approprié, ainsi que la mise à jour et l'amélioration constantes des directives de l'UNESCO en matière d'évaluation compte tenu des meilleures pratiques, et la formation dans ce domaine.

En outre, IOS procédera à des évaluations indépendantes "transversales" qui recouperont plusieurs disciplines et programmes de l'UNESCO et réalisera des études approfondies associant audit de performances (rentabilité, efficacité et efficience) et évaluation de la pertinence des programmes et de l'efficacité de leur exécution. Cette approche holistique améliorera considérablement la fonction de contrôle au sein de l'Organisation.

Obligation de rendre des comptes et établissement des rapports

6. Le Directeur général nommera le directeur (D-2) de l'Office de contrôle interne après avoir consulté le Conseil exécutif. Ce principe s'appliquera aussi en cas de cessation de fonctions.

7. Le directeur de l'Office fera directement rapport au Directeur général et lui rendra des comptes.

8. Comme indiqué dans le rapport de l'IIA, pour plus de transparence et afin de répondre aux besoins d'information des organes directeurs, l'Office établira un récapitulatif du programme de contrôle annuel ainsi qu'un rapport annuel sur les recommandations importantes (y compris les évaluations du programme) et les mesures correctrices proposées et prises ; le Directeur général diffusera ces documents à la direction générale et les communiquera aux membres du Conseil exécutif et aux délégués permanents.

9.IOS entretiendra des relations étroites avec les commissaires aux comptes en renforçant les activités de communication et de coordination, et en mettant les programmes de travail et les rapports à leur disposition. En outre, il assume toute la responsabilité de la mise en œuvre rapide et efficace des recommandations du Commissaire aux comptes.

Méthodes de travail

10. L'Office de contrôle interne élaborera un programme annuel qui précisera la nature et la portée des travaux, fixera un calendrier, déterminera la nature et l'importance des ressources humaines et financières et mentionnera à titre indicatif le nom du responsable de chaque activité prévue. Ce programme sera mis en oeuvre sur une longue période qui coïncidera avec celle de la Stratégie à moyen terme de l'UNESCO, et il définira les principaux risques et les mesures à prendre pour les réduire au minimum pendant cette période.

11. Il sera créé un Comité du contrôle interne composé des sous-directeurs généraux des secteurs du programme et de soutien ainsi que des chefs des services centraux qui siégeront en personne. Ce comité fera fonction d'organe consultatif auprès d'IOS et contribuera à faire admettre l'importance et l'utilité du contrôle dans l'ensemble de l'Organisation.

Il aura plus précisément deux tâches principales à accomplir :

premièrement, aider IOS à élaborer ses programmes de travail en lui faisant des propositions concernant les contrôles et l'évaluation des besoins ;

deuxièmement, examiner l'état d'avancement de la mise en oeuvre des plans d'action qui auront été arrêtés par les secteurs et/ou services et par IOS pour donner suite aux recommandations en matière de contrôle. Le comité sera donc l'instrument qui favorisera les relations entre les secteurs/services et IOS et qui permettra à ce dernier de suivre l'application de ses recommandations tout en s'acquittant de sa mission de conseil et de soutien auprès de la direction générale.

12. IOS fonctionnera avec une équipe multidisciplinaire composée aussi bien de spécialistes du programme que d'experts en questions financières et administratives recrutés essentiellement au sein de l'Organisation. Dans un premier temps, il faudra aussi recruter à l'extérieur quelques fonctionnaires ayant une vaste expérience du contrôle. Le Directeur général convient avec l'IIA que l'effectif de départ prévu, à savoir 12 membres du personnel du cadre organique (regroupant des fonctionnaires d'IOM et de BPE/CEU) doit être légèrement augmenté et que le nouvel Office doit être doté de ressources financières suffisantes pour pouvoir fonctionner efficacement.

13. Un système de rotation du personnel sera mis en place afin d'intégrer à IOS pendant quelques années dans le cadre du déroulement de leur carrière des fonctionnaires du cadre organique particulièrement compétents et ayant une expérience pratique, y compris acquise sur le terrain. Cette politique donnera l'occasion à ces membres du personnel de mieux connaître les processus et méthodes de contrôle internes de l'UNESCO et, par conséquent, d'améliorer leurs compétences en matière de gestion.

14. Une formation continue en cours d'emploi permettra à l'équipe d'IOS de se perfectionner et de conserver sa cohésion et son professionnalisme. Un programme de formation spécifique aussi bien interne qu'externe sera donc élaboré pour l'Office dans les diverses disciplines du contrôle moderne.

15. D'autres méthodes offrant une certaine souplesse permettront de renforcer IOS,notamment l'affectation pour une brève durée de fonctionnaires d'autres secteurs et services centraux qui participeront à des évaluations et études spécifiques ; le détachement pour une brève ou longue durée de fonctionnaires d'autres organismes des Nations Unies ou d'Etats membres ; et le recours à des sociétés spécialisées ou à des consultants extérieurs pour mener à bien des activités de contrôle.

16. Pour conserver l'approche participative souhaitée, un processus interne d'assurance de qualité sera mis au point à deux niveaux. Premièrement, un examen des rapports et études sera effectué "par les pairs" au sein d'IOS ; deuxièmement, à l'échelle de toute l'Organisation, des enquêtes de satisfaction seront réalisées auprès des "clients" (à savoir les secteurs et les services centraux) et l'efficacité de l'Office sera périodiquement étudiée par des membres du personnel n'appartenant pas à IOS. 

 Source du document  UNESCO 160 EX/23 

 
 

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